在办理撤回、改寄、修改更正名址业务时，要填写邮联大会规定的CN17申请书，同时还要查看寄达国是否接受此项业务。注意，查询邮件退回的原因不可以填写CN08查单，因为CN08查单没有将“邮件退回原因”列入查询原因一栏。因此应使用验单与相关局联系解决。
以下几种情况可以办理国际普通邮件的查询：邮件未收到（整件未收到），内件丢失（应另附函说明丢失的是全部还是部分及内件名称），破损（尽可能附函详细说明破损情况），回执未填妥（退回的回执无投递日期或收件人签名等），延误。注意，邮联公约规定：邮政对普通邮件的延误不承担责任。受理查询时要注意：
一、请申请人出示交寄邮件的收据，确认所查邮件号码与地址详细、清晰、可辨，并在收据背面加注“某年某月某日申请查询”字样，加盖日戳和经手人名章后，交回寄件人保存。
二、一件邮件的查询只能立案一次，不得反复立案。如第二次查询可作为催查处理。催查时，应注明第一次查询的日期。
三、为方便后续各环节作业，申请人填写的CN08查单必须是邮联新版的单式。如使用排版不同的CN08查单，就会因为电脑数据无法被打印到查单相应位置内而无法处理。
四、用户查询大宗邮件时，如是查询其中的个别挂号，一定要搞清楚是哪一件，不可将几十件同时都查，这样做不但增加了各环节的无效工作量，还有可能因国外邮政在规定时间内不答复造成对查询人的误补偿，加大业务损失费的支出。
五、回执未退回或未填妥而申请查询的，要请申请人重新填好一份新的回执，附在查单上，以便请收件人补签后退回。
六、申请人要求查询在其他局或其他国家（地区）交寄的邮件时，可以受理，但要附寄原收据的复印件，连同填好的查单一并寄原收寄局或通过互换局寄国外原寄邮政进行查询。
用户在填写查单后，工作人员应审核的内容主要有：CN08查单中的选项是否正确，选择正确的，应在选项方格内划“？菖”；申请人所填邮件号码是否正确、清晰；邮费金额、保价金额、包裹重量、交寄日期、收寄局名是否齐全，有无遗漏；填写在查单上的寄件人和收件人姓名、地址要和原邮件上的完全一致；书写顺序是否符合要求；是否详细填写了内装物品名称、数量；文字书写是否符合要求：除日本、韩国、朝鲜、新加坡可以用中文书写外，其他国家必须用英文、法文或寄达国通晓文字填写查单，请申请人尽可能用印刷体字母填写。非英、法文书写的，还要用英文或法文加注国名。
